Онлайн-курс, вебинар Специалист по управлению документами организации

Управление документами охватывает жизненный цикл документов с момента их создания, выполнения связанных с ними задач, до их перевода в хранение либо их уничтожение. Организация работы с документами – это одна из важнейших составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на эффективность деятельности всех организаций, независимо от их форм собственности и отрасли.

Пренебрежение правилами, требованиями законодательства, ГОСТами в этой сфере, отсутствие эффективной организации работы с документами нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации.

Кроме того, мы живём в эпоху перемен, когда государство активным образом инициирует перевод процессов и документов в цифровое пространство, что становится серьезным стимулом развития электронного документооборота.

Электронный документооборот стремительно вытесняет и дополняет бумажный, что диктует новые требования к специалистам в сфере управления документами.

Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе? Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; как подготовить внутренние системы компании к внедрению МЧД; на что обратить внимание в законе об архивном хранении и нормах и требованиях к электронной подписи?

Программа разработана с учетом требований профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации" (6-ой уровень) (Приказ Минтруда России от 27.04.2023 N421н) (вступил в силу с 1 сентября 2023 года), требованиями которого определены требования к уровню образования и обучения специалистов по работе с документированными сферами деятельности, руководителей подразделений по вопросам управления документами.

Цель обучения: обеспечение эффективного управления документами в организациях с использованием современных информационных технологий.

Целевая аудитория: специалисты подразделений по управлению документами, служб ДОУ, общих отделов, архивов, специалисты по работе с данными документированных сфер деятельности, помощники руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалисты отделов автоматизации, служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

Для выступления приглашены: заместитель заведующего отделом документоведения, старший научный сотрудник ВНИИДАД; руководитель проектов автоматизации внутрибанковских процессов, Банк "ФК Открытие"; специалист в области документооборота и делопроизводства; руководитель направления ECM-решений, ЭОС; начальник службы электронного архива, Стройтранснефтегаз; Главный специалист Отдел методологии Департамент бухгалтерского и налогового администрирования Центральный аппарат ПАО «Первая Грузовая Компания» и другие эксперты/практики.

1. Нормативно-правовая база в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Новации законодательства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.

2. Документирование управленческой деятельности в свете требований ГОСТа Р 7.0.97-2016. Состав документов, их подготовка, оформление и введение в действие. Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.;
• Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.

3. Разработка политики управления документами. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, в области управления документами в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

4. Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.);

5. Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, протоколов и др. документов: на что обратить внимание?

6. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.

7. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

8. Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?

9. Планирование и система хранения документального фонда организации.

• Хранение документов, сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.
• Организация хранения документов в организации. Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации.
• Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.

10. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

11. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.

12. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: планирование и руководство построением системы электронного документооборота в организации

• Нормативное регулирование цифровой среды: актуальные изменения. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД.
• Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Разработка регламентов, форматов электронных документов. Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; взаимодействие по передаче электронных документов государственным органам и контрагентам; централизованное безопасное хранение документов внутри компании, тенденции развития современных электронных архивов; организация трансграничного электронного документооборота; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM. Способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.
• Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.
• Успешные примеры внедрения и развития СЭД на предприятиях.
• Электронная подпись (ЭП): новации и требования - 2024 г. Новое в законодательстве об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.
• Выдача и проверка машиночитаемой доверенности, схема работы с МЧД по отчетности и в ЭДО. Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Дальнейшие перспективы применения МЧД.
• Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.
• Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом.
• Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами в 2024 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура, ТН, ТТН, путевой лист. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Правила заполнения транспортной накладной для обеспечения возможности взаимодействия с ГИС электронных перевозочных документов. Электронный акт сдачи строительных работ.
• Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.
• Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность.