Приглашаются помощники руководителей, секретари, офис-менеджеры, секретари-референты, секретари-администраторы, руководители и сотрудники общих отделов, административных подразделений, секретариатов, канцелярий и все заинтересованные специалисты.
! Возможно дистанционное (онлайн) обучение: занятия транслируются онлайн по расписанию очного курса. Учиться можно с компьютера или смартфона.
ПРОГРАММА
Во время занятий секретари смогут проанализировать свои ошибки, найти и реализовать в дальнейшем варианты по улучшению (повышению эффективности) своей ежедневной работы. Обучение происходит с большим количеством примеров и предполагает активное участие слушателей.
Ключевые вопросы программы:
- Организация работы в приемной.
- Документационное обеспечение в соответствии с ГОСТ.
- Подготовка совещаний.
- Издание протоколов, контроль исполнения поручений.
- Работа с конфликтами.
Предусмотрено подробное рассмотрение и обсуждение с участниками:
- современных требований к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам секретаря;
- случаев из практики, трудных ситуаций, встречающихся в работе.
Участникам предоставляется возможность получить конкретные ответы на вопросы и дополнительные индивидуальные консультации у ведущих практикующих экспертов, специализирующихся на деловом общении и документообороте.
- Принципы работы секретаря, основные функции и задачи.
-
Организация работы в приемной. Офисное гостеприимство. Правила организации приема посетителей. Этика делового общения. Правила речевого этикета. Смолток. Этикет телефонных переговоров. Основы эргономики офиса. Дресс-код секретаря.
- Документационное обеспечение организации.
- Юридическая сила документов. Ответственность за недолжное обращение с документами. Свойства документов (аутентичность, достоверность, целостность). Виды документов, их назначение. Порядок работы с документами.
- Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
- Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов. Особенности языка и стиля деловой переписки. Этикет цифровой переписки.
- Разработка номенклатуры дел организации. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Формирование дел, составление описей дел. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
- Системы электронного документооборота. Виды цифровой подписи. Метаданные документа. Обеспечение аутентичности и достоверности электронного документа.
- Организация заседаний, совещаний.
- Подготовка информационных материалов, списков участников совещания. Работа со списками приглашенных. Правила и виды рассадки участников совещания. Подготовка помещения, оборудования. Правила использования геральдических символов.
- Подготовка стола совещания. Островное и индивидуальное накрытие стола. Изготовление аншлагов. Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.
- Протоколирование совещаний, встреч, заседаний. Виды протоколов. Правила составления протокола.
- Постановка поручений на контроль. Виды контроля (текущий, предупредительный). Составление аналитических справок контроля исполнения поручений.
- Работа с конфликтами.
- Конфликт как форма переговорного процесса. Причины эмоционального вовлечения. Стадии развития агрессивного состояния. Конфликт начальник-подчиненный.
- Профилактика конфликтных ситуаций. Купирование затяжного конфликта.
- Способы эмоциональной разгрузки. Обеспечение психологической резистентности.
Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам делового общения и документооборота.
