Курс, семинар, тренинг Заведующий канцелярией

Приглашаются заведующие канцеляриями, руководители и специалисты служб документационного обеспечения, все заинтересованные специалисты.

! Возможно дистанционное (онлайн) обучение: занятия транслируются онлайн по расписанию очного курса. Учиться можно с компьютера или смартфона.

ПРОГРАММА

Курс разработан для углубленной подготовки заведующих канцеляриями и руководителей служб ДОУ, включает практические аспекты организации документооборота с учетом последних изменений законодательства, рекомендации по работе с разными группами документов, индивидуальные консультации с опытными преподавателями.

Ключевые вопросы программы:

• Основные функции канцелярии, особенности и принципы работы, критерии эффективности.
• Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота.
• Организация своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.
• Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
• Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку в организацию.
• Внедрение систем электронного документооборота.

Также в программе практические рекомендации:

• по составлению и работе с документами;
• по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
• по формированию, хранению и своевременной сдачи дел в архив.

1. Основные функции канцелярии (службы документационного обеспечения). Особенности и принципы работы канцелярии, критерии эффективности её работы. Организация взаимодействия с другими подразделениями. Служебные функции и должностные обязанности сотрудников. Компетенции и роль заведующего канцелярией.
2. Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота. Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Особенности ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. Унифицированные системы документации.
3. Организация своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. Порядок приема и обработки входящих документов. Правила работы с исходящими и внутренними документами. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов.
4. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль за исполнением. Фирменные бланки. Разбор характерных ошибок.
5. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения.
6. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

• Распорядительные документы. Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания. Оформление копий и выписок из документов. Резолюции, визы, грифы согласования.
• Информационно-справочные документы. Акты, протоколы, справки, служебные, докладные и объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов. Письма, телеграммы, телефонограммы. Составление характеристик, представлений, рекомендательных писем.
• Внутрифирменные организационные документы. Устав, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание. Разработка и принятие локальных нормативных актов в организации. Правила ознакомления работников, процедура введения в действие.

1. Организация формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив. Сроки хранения документов, обеспечение сохранности. Выдача документов во временное пользование. Ошибки, ведущие к утрате документов. Документальное оформление дел для передачи в архив, передачи документов в ведомственный или государственный архив. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
2. Оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку в организацию.
3. Внедрение систем электронного документооборота. Законодательное регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Формирование поисковой системы документов. Организация и автоматизация прохождения документов внутри организации. Контроль за ходом исполнения документов.
4. Организация работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Ответственность за нарушения и разглашение конфиденциальной информации.
5. Практические рекомендации по составлению и работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.

Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам документооборота, делопроизводства, хранения документов и делового общения в организации.

Информация предоставляется по запросу.