Курс, семинар, тренинг Электронный документооборот: требования цифровой экономики. Практика внедрения и модернизации.

Новая реальность заставляет полностью пересмотреть существующие бизнес-процессы и ускорить переход в цифровую форму взаимодействия по всему спектру процессов и взаимоотношений с контрагентами, партнерами, работниками. Цифровизация набирает обороты в самых разнообразных сферах деятельности, начиная от бухгалтерского, кадрового учета, учета движения продукции, до полной цифровизации всех бизнес-процессов и сферы управления.

Несомненно, в первую очередь это касается электронного документооборота, как основы дальнейшей цифровизации.

Утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности и плана мероприятий по ее реализации, которая определяет комплексный подход к нормативному правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности с учетом интересов всех участников рынка.

Реализация мероприятий, предусмотренных Концепцией, позволит перевести в электронную форму до конца 2024 года до 95% счетов фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, выставляемых хозяйствующими субъектами.

Правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений закреплены законодательно. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ подписан Президентом. Закреплены правовые основы для ведения только в электронном виде большинства кадровых документов. Порядок и способы получения согласия (отказа) сотрудников переходить на кадровый ЭДО нужно закрепить в ЛНА.

С 1 января 2022 года вступают в силу поправки в законодательство, закрепляющие возможность применения электронных перевозочных документов на автомобильном транспорте всеми участниками перевозочного процесса.

Масштабные преобразования должны в течение ближайших трех лет оказать серьезное влияние на работу каждого предприятия. Необходимость перехода на ЭДО осознана подавляющим большинством компаний и сейчас основной вопрос – как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота. Какие законодательные изменения произошли и каких стоит ожидать, как повысить эффективность ЭДО в компании? Как понять, что имеющийся ЭДО не соответствует изменившимся потребностям компании? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Как соответствовать новейшим технологиям Цифровой экономики и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. На различных предприятиях создаются свои модели по организации ЭДО. Однако без качественно проработанного электронного документооборота, обеспечивающего должную эффективность всех существующих бизнес-процессов, невозможно говорить о сохранении компанией своих позиций и дальнейшем развития в посткризисное время.

Курс ориентирован на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, архивов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов отделов автоматизации, IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

Для выступления приглашены:

Управляющие Партнеры Группы Компаний «Телос Архив», члены Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве; руководители направления ECM-решений, эксперты в области цифровизации трудовых отношений, эксперты по маркировке и другие эксперты - практики.

• Нормативное регулирование цифровой среды. Электронное взаимодействие юридических и физических лиц с государственными органами власти. Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы (ГИРБО, ГИИС «Электронный бюджет», ЕИС в сфере закупок, ЕИС ГОЗ, Единый портал государственных услуг и другие). Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля.
• Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности: нормативное регулирование рынка ЭДО; разработка регламентов, форматов электронных документов, визуализация и взаимодействие при обмене электронными документами; внедрение сервисов работы с электронной подписью; организация трансграничного электронного документооборота. Требования нового профессионального стандарта «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда от 31.03.2021 № 192н).
• Электронный документооборот. Способы хранения и защиты информации. Коммерческая тайна. Персональные данные. Распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия. Квалифицированная электронная подпись физического лица. Облачные электронные подписи. Первичные бухгалтерские документы в электронном виде. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Ответственность работников за достоверность электронных данных и своевременность их предоставления.
• Электронные транспортные документы: алгоритм перехода, форматы, информационная система.
• Переход на взаимодействие посредством ЭЛЕКТРОННОГО КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Статья 22.1 Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная): прогулы, переработки, недобросовестность работников при использовании пропусков. Возможность применения мер дисциплинарной ответственности на основании данных электронной проходной: обзор судебной практики.
• Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Подтверждение доставки готовой продукции и товаров при помощи электронных документов (электронные транспортные накладные и путевые листы). Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.
• Управление документами предприятия в условиях СЭД. Современные системы автоматизации работы с документами. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Преимущества и недостатки, актуальные и сложные вопросы. Цифровизация документооборота предприятия. Централизованное безопасное хранение документов внутри компании и обмен данными с другими организациями; долгосрочное хранение электронных документов, перевод документа на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот; юридически значимый электронный документооборот; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов: офисными документами, изображениями, и т.д.; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; взаимодействие по передаче электронных документов с государственными органами и контрагентами; тенденции развития современных электронных архивов; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM