Курс, семинар, тренинг Современный архив для предприятий различных организационно-правовых форм

Все современные организации обязаны обеспечить сохранность, пополнение (комплектование), учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации. Штрафы за неправильное ведение архива организации были увеличены сразу в 10 раз. В тоже время законодательство в сфере делопроизводства и архивного дела активно совершенствуется и дополняется.

С 17 сентября 2023 года работать с архивными документами нужно по-новому. Вступили в силу Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77. Новые правила заменят приказ Минкультуры, который утратит силу.

В тоже время задача цифровизации архива становится более чем приоритетной задачей. С одной стороны, это требования программы Цифровая экономика. С другой стороны, цифровизация архивов — разумное решение для организации, стремящихся сделать рабочие процессы быстрее, удобнее и эффективнее.

Акценты законодательства смещаются на работу и хранение документов в цифровом и онлайн пространстве. Принята Концепция электронного документооборота об организации хранения электронных документов. Утверждены типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Разработана платформа "Центр хранения электронных документов" (ГИС "Платформа "ЦХЭД") для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Теперь всем организациям необходимо привести свою работу в соответствие с новыми законодательными актами и требованиями программы цифровой трансформации.

Как учесть в работе архива самые последние изменения законодательства? На какие нормативные документы ориентироваться? Как перевести бумажные документы в электронный вид с наименьшими затратами? Какие требования предъявляются к обеспечению сохранности электронных архивных документов? Как внедрить на предприятии эффективный электронный архив и обеспечить доступ к информации? Как обеспечить взаимодействие с другими ведомствами, организациями?

Программа курса разработана с учетом требований новых профессиональных стандартов: «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н), "Специалист архива" (Приказ Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н), «Специалист по формированию электронных архивов».

Курс ориентирован на руководителей Архивов предприятий различных организационно-правовых форм, руководителей и сотрудников служб ДОУ (общих отделов, канцелярий, секретариатов), отвечающих за организацию хранения документов.

Для выступления приглашены: управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве; начальник службы электронного архива, Стройтранснефтегаз, консультант Федерального Казначейства; заместитель заведующего отделом документоведения, старший научный сотрудник ВНИИДАД к.и.н., доцент кафедры автоматизированных систем ДОУ РГГУ, ведущий специалист Госархива РФ, консультант Федерального архивного агентства, один из авторов ГОСТ Р 7.0.97-2016, Примерной инструкции по делопроизводству, РОО "Гильдия управляющих документацией"; зам. начальника Главного Архивного управления Московской области;

И другие эксперты/практики отрасли.

• Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Изменения в ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", постановления правительства, приказы РосАрхива, новые ГОСТы. Государственная политика в области цифровизации. ГИСГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архивного хранения документов в электронной форме.
• Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях". Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?
• Локальные нормативные документы организации, регламентирующие ведение архива: сложные аспекты и на то обратить внимание в первую очередь. Новые формы документов: номенклатура дел организации; номенклатура дел структурного подразделения организации; акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; опись электронных документов; опись дел по личному составу; книга учета поступления и выбытия дел, документов; акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
• Требования к комплектованию, сроки хранения документов в 2024 г.
• Порядок передачи документов на хранение в архив.
• Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Организация текущего хранения документов.
• Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
• Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов в соответствии с новыми Правилами. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ АРХИВА: алгоритм действий. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.
  Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.
  Аутентичность и целостность электронных документов. Проблемы архивного хранения документов, подписанных электронной подписью при их создании. ФЗ «Об электронной подписи». Что нового в 2024 гг.? Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Связь электронного архива с СЭД. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива.
  Регламентация создания и использования электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Организация работы по упорядочению и приему на хранение электронных документов. Комплектование электронного архива. Учёт электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.
  Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Конверсия и миграция электронных документов. Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов.
  Предоставление доступа к архивной информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе при оказании услуг.
• Обязанности, задачи и права архивных работников. Требования профессиональных стандартов: "Специалист архива", Специалист по формированию электронного архива, Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации».
• Оборудование архива, новые требования к помещениям. Правила размещения дел в архивохранилище и оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива.