Курс, семинар, тренинг Профессиональный персональный помощник / ассистент руководителя

Сегодня Персональный помощник / Ассистент руководителя – это ответственная административно-управленческая должность, требующая высокого профессионализма и определенных личностных качеств. Это лицо предприятия, по профессионализму и манерам которого судят о руководителе в частности, и о компании в целом. Кроме того, эффективность работы руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент. Поэтому специалисты высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

В рамках данного курса собрано описание всех аспектов работы Персонального помощника руководителя и технологии их выполнения, позволяющие в итоге высокоэффективно работать по данной специальности. Ценность курса в его практической направленности, базирующейся на теоретических основах работы с информацией и документацией. Курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.

Будут даны рекомендации, как Персональному помощнику / Ассистенту руководителя строить работу в условиях тотальной цифровизации, в т.ч. в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота?

Какие цифровые инструменты сделают взаимодействие с руководителем эффективнее и помогут освободить время для решения других задач?

В программу курса включены актуальные изменения в законодательстве, которые необходимо знать Помощнику руководителя, в т.ч. в части оформления документов, цифровой трансформации процессов.

Приглашаются персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ – менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц.

Обучение проводят: старший научный сотрудник ВНИИДАД, эксперт-практик в сфере Управления документами, один из авторов ГОСТ Р 7.0.97-2016; к.э.н., президент Союза Административных профессионалов, помощник президента группы компаний "НОВАРД"; Помощник Председателя совета директоров, Главного управляющего директора BBDO Group, Сооснователь и управляющая Option Studio; эксперт по деловому этикету и протоколу, лауреат Национальной премии в области этикета и протокола 2020-2021;

И другие эксперты-практики.

1. Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):

• Ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
• Работа со входящей корреспонденцией и звонками; организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения; поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем; подготовка и анализ отчетных документов для руководителя;
• Проведение первичных переговоров;
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения; обеспечение психологического комфорта начальства;
• Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.

2. Реалии времени: как организовать свою работу в условиях цифровизации электронного документооборота? Как учесть требования цифровой экономики?

• Как управлять необходимой документацией? Цифровизация в работе Персонального помощника. Требования юридически значимого электронного документооборота. Электронная подпись. Хранение электронных документов. Обмен электронными документами.
• Как эффективно организовывать и сопровождать рабочий день «удаленного» руководителя? Как выстроить работу шефа с подчиненными? Возможные средства связи и коммуникаций. Мессенджеры, чаты, видеозвонки. средства видеоконференций. Индивидуальный чат с руководителем. Проведение онлайн –совещаний, оповещение всех заинтересованных.

3. Планирование, организация и координация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч.

• Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат;
• Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов к переговорам, сопровождение на встречах и переговорах;
• Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
• Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
• Организация кофе-пауз, обедов;
• Организация командировок руководителя.

4. Подготовка докладов и презентаций для руководителя.

• Подготовка пресс-конференций и PR-мероприятий. Способы подачи и организации материала. Составление текстов выступлений и подготовка слайдов для презентаций.

5. Ведение делопроизводства и документооборота. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

• Состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Виды и разновидности организационно-распорядительных документов. Организационные документы: положения, инструкции, регламенты, правила. Документирование распорядительной деятельности: приказы, постановления, распоряжения. Документирование деятельности коллегиальных органов: протоколы и акты.

6. Примерная инструкция по делопроизводству – основные положения.

7. Язык и стиль современных документов.

• Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов. Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.

8. Эффективная коммуникация с руководителем и сотрудниками:

• Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
• Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов? Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем; Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса? Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
• Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
• Писанные и неписанные правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе. Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.

9. Основы телефонного этикета:

• Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание; Работа с голосом и интонациями при телефонном общении; Неприятный телефонный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями по телефону; Частые ошибки в телефонном общении.

10. Дресс-код. Зачем это нужно?

• Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета; Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода); Самопроверка перед началом рабочей смены.