Приглашаются:
- Сотрудники секретариата, секретари-референты.
- Офис-менеджеры, администраторы.
- Руководитель секретариата, помощник руководителя, персональные ассистенты.
В ходе мероприятия Вы получите:
- Умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации.
- Ведение конфиденциального делопроизводства.
- Обсудите вопросы норм и правил делового этикета.
- Умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации.
- Правила работы с посетителями. Офисное гостеприимство.
В стоимость мероприятия входит:
- Комплект авторских материалов.
- Удостоверение о повышении квалификации в объёме 21 час
Формат обучения:
- Очное с присутствием в центре повышения квалификации в г. Санкт-Петербург
В нашем центре предусмотрена гибкая система скидок:
*скидки НЕ суммируются
- При участии 2-х специалистов и более от одной организации предоставляется скидка в размере 5%.
Секретарь — помощник руководителя в структуре организации. Профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития
- Основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки. Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
- Профессиональный стандарт секретаря: порядок применения в работе и использование для построения своей карьеры.
- Роль секретаря — помощника руководителя в организации рабочего процесса на предприятии. Виды и методы оперативного планирования.
- Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
- Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
- Построение эффективной работы руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.
- Организация работы с личными поручениями руководителя. Правила хранения конфиденциальной информации.
- Контроль исполнения поручений руководителя
- Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя.
- Организация командировок руководителя.
Организация работы в приёмной с посетителями и гостями
- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков.
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
- Организация и бронирование переговорных комнат.
- Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
- Планирование телефонных переговоров и их проведение.
- Документирование результатов личного приема.
Основные правила делопроизводства
- Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламенты для работы службы.
- Стандарт ведения делопроизводства ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
- Назначение и подготовка документов различных систем документации:
- организационные документы;
- распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, протоколы);
- деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
- документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
- особенности оформления и организации работы с договорной документацией.
- Кейс: составление организационных документов.
Построение эффективного документооборота в организации
- Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации.
- Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
- Организация контроля исполнения документов и поручений.
- Минимизация рисков и повышения эффективности в работе с документами.
- Построение внутреннего электронного документооборота.
- Проблемы системы электронного документооборота.
- Как выбрать СЭД. Примеры систем.
Подготовка и проведение деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
- Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
- Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
- Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
- Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание.
- Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.
Деловая переписка
- Виды деловых писем. Стиль и структура делового письма. Основные принципы составления деловых писем.
- Шаблоны и стандарты оформления деловых писем. Особенности оформления писем с государственными органами власти и управления.
- Особенности деловой корпоративной переписки. Внутрикорпоративная переписка.
- Типичные ошибки в деловой корреспонденции.
Культура делового общения и этикет
- Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
- Корпоративный стиль. Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
- Приветствие, представление, прощание.
- Этикет руководителя и подчиненного.
- Этикет и конфиденциальность.
- Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения. Специфика телефонного делового общения. Управление временем в беседе с абонентом.
- Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор.
- Управление конфликтами. Приёмы поведения в конфликте.
- Роль подарка в деловом общении.
- Поздравление деловых партнеров.
