Курс, семинар, тренинг Документационное обеспечение управления организацией: новые требования законодательства и практика их выполнения. Новое в делопроизводстве в 2023 г

Организация работы с документами – это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на эффективность деятельности всех организаций, независимо от их форм собственности и отрасли.

Документационное обеспечение управления регламентируется множеством нормативно-правовых актов, которые важно выполнять далеко не только в государственных учреждениях. Пренебрежение правилами, требованиями законодательства, ГОСТами в этой сфере нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации, может стать причиной административной ответственности. Например, штрафы за нарушения в сроках хранения документов увеличены на порядок.

Кроме того, мы живём в эпоху перемен, когда электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе? Какие новшества несут ожидаемые и уже принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению?

Приглашаются: Руководители и специалисты служб ДОУ, работники канцелярий, архивов, секретариата, помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота, сотрудники служб персонала.

Для выступления приглашены: заместитель заведующего отделом документоведения, старший научный сотрудник ВНИИДАД; к.э.н., доцент, эксперт/практик в области документационного обеспечения управления (проекты по автоматизации документооборота компании IKT, компании IBS, компании Мета-технологии); к.и.н., ведущий специалист Госархива РФ, один из авторов ГОСТ Р 7.0.97-2016, Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, РОО "Гильдия управляющих документацией"; Управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве.

И другие эксперты-практики.

1. Нормативно-правовая база в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.

2. Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.; Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;

3. Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.); Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, протоколов и др. документов: на что обратить внимание?

4. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, регламентирующей делопроизводство в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

5. Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Положение об отделе.

6. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.

7. Возможности систем электронного документооборота. Разработка локальных нормативных правовых актов организации для работы с электронными документами. Вопросы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Организация текущего хранения электронных документов.

8. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

9. Документальный фонд организации. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение

10. Хранение документов. Сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

11. Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.

12. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

13. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.

14. Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?