Онлайн-курс, вебинар Бизнес-ассистент/секретарь-референт руководителя: развитие профессиональных навыков

Бизнес-ассистент/секретарь-референт руководителя: развитие профессиональных навыков - главный помощник первого лица компании, способный самостоятельно выполнять весь спектр задач: от подготовки документов и планирования расписания до решения личных вопросов руководителя и быстрого принятия решений при форс-мажорных обстоятельствах.

Это лицо предприятия, по профессионализму и манерам которого судят о руководителе в частности, и о компании в целом. Кроме того, эффективность работы руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент.

Будут даны рекомендации, как Персональному помощнику / Ассистенту руководителя строить работу в условиях цифровизации, какие цифровые инструменты в работе позволят повысить эффективность взаимодействия с руководителем.

Данная программа отвечает требованиям профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда РФ от 15 июня 2020 года N 333н) Уровень квалификации – 6.

ПРИГЛАШАЮТСЯ персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ – менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц

ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ ПРИГЛАШЕНЫ: Помощник Председателя совета директоров, Главного управляющего директора BBDO Group, Сооснователь и управляющая Option Studio; эксперт по деловому этикету и протоколу, лауреат Национальной премии в области этикета и протокола 2020-2021; эксперт отрасли с 20-летним опытом административной работы в государственных и коммерческих компаниях, в том числе в сфере Минатома и Авиапрома; административный директор, Шеф-редактор журнала "Административный директор", Член Совета по профессиональным квалификациям офисных специалистов и административных работников Национального Совета при Президенте РФ;к.э.н., президент Союза Административных профессионалов, помощник президента группы компаний "НОВАРД".
И другие ведущие эксперты/практики.

1. Помощник руководителя в структуре организации. Помощник руководителя – координатор и организатор работы в офисе. Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя. Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя. Место помощника руководителя в команде руководителя и служебной иерархии. Профессиональная уверенность и активная позиция в работе.

2. Как выстроить доверительные отношения с руководителем и стать максимально эффективным Ассистентом. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.

3. Информационно-аналитическая поддержка деятельности руководителя организации. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации. Источники информации; обзор СМИ; структурирование информации; мониторинг: информационный обмен: восприятие поручений и обратная связь; работа в сети Интернет. Подготовка докладов и отчетов для руководителя.

4. Делопроизводство для помощника руководителя. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции и виды документов (организационные, распорядительные информационно-справочные). Основные требования к оформлению документов. Состав реквизитов документа. Оформление постоянных/переменных реквизитов. Бланки документов. Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов». Практикум «Составление ОРД». Технология работы с документами. Организация документооборота. Регистрация документов. Движение входящей/исходящей документации. Контроль исполнения документов. Систематизация и хранение управленческих документов. Номенклатура дел организации. Формирование дел. Индексация дел и сроки их хранения. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

5. Удаленный обмен документами с руководителем и сотрудниками в условиях дистанционной работы. Электронный документооборот. ЭЦП. Юридическая значимость электронных документов.

6. Деловая переписка. Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Лексические нормы и грамматические нормы современного русского языка. Типичные речевые ошибки в документных текстах. Основные виды деловых писем. Этикетные правила в письменной коммуникации. Правила написания праздничных дат, физических величин, аббревиатур, фамилии и т.д. Особенности написания электронных писем. Обращения в высшие органы государственной власти: оформление и секреты, как получить положительное решение

7. Тайм-менеджмент для себя и для руководителя. Причины дефицита времени. Расстановка задач по приоритетам, выполнение сроков, делегирование полномочий. Основные инструменты для планирования графика руководителя и его помощника. Компьютерные и мобильные программы-планировщики времени.

8. Цифровые инструменты в работе бизнес-ассистента: как освободить время для решения других задач? Мессенджеры, Skype, Viber, WhatsApp, чаты. Облачные сервисы, Яндекс Диск, Облако Mail.ru, Dropbox, Google Drive, Google-диск, Google-документы, Google-формы. Возможные средства связи и коммуникаций. Проведение онлайн –совещаний.

9. Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции). Документирование коллегиальной деятельности. Общие правила составления и оформления протокола совещаний, собраний. Типы совещаний. Определение состава участников и определение ролей. Определение временных рамок совещания. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания. Разработка повестки дня: распространенные ошибки. Информирование о принятых решениях. Анализ проведённого мероприятия. Контроль выполнения решений.

10. Планирование встреч, командировок руководителя. Travel: билеты, проживание, транспорт, навигация. Особенности организации зарубежных командировок руководителя.

11. Офисное гостеприимство. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Правила рассадки по автомобилям. Рассадка за столом переговоров. Чай-кофе для посетителей. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Организация культурной программы.

12. Организация корпоративных мероприятий. Время присутствия на корпоративных мероприятиях. Организация деловых встреч в кафе или ресторане. Столовый этикет.

13. Организация работы офиса и приемной. Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места и работы приемной по системе 5S. Правила эргономики. Взаимодействие с курьерской службой, секретариатом, офис-менеджером и т.д. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат.

14. Имидж делового человека и карьера. Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации. Внешний имидж помощника руководителя. Дресс-код в одежде деловых мужчин и женщин. Недопустимые вещи в деловом имидже. Место и роль корпоративного дресс-кода в поддержании/создании имиджа компании и руководителя.

15. Деловой этикет и стандарты корпоративной культуры. Значение для профессиональной деятельности. Понятие, общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Взаимоотношения между мужчинами и женщинами в деловом этикете. Правила делового этикета в служебных отношениях. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы». Визиточный этикет. Межличностное пространство. Значение осанки и походки. Значение мимики и жестов. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить.

16. Психология делового общения. Конфликты и барьеры взаимодействия. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтами и этапы разрешения конфликтной ситуации. Эмоциональная компетенция помощника руководителя. Управление эмоциональным состоянием в процессе коммуникаций.

17. Речевой этикет - основа культуры служебных отношений. Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить. Этикетные речевые формулы делового общения. Искусство комплимента: как говорить и принимать комплименты. Культура диалога. Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для small talk. Особенности телефонной коммуникации. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации). Как правильно отвечать на входящие звонки. Начало и окончание телефонного общения. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Вежливый отказ. Техники вопросов и активного слушания. Как реагировать на негатив (ненормативную лексику) со стороны звонящего. Особенности общения по мобильной связи и месседжерам. «Табу» при телефонном общении. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки при телефонном общении.

18. Техники и приемы управления стрессом. Диагностика уровня развития стресса и стрессоустойчивости. Управление организационными и информационными факторами. Эффективные техники релаксации, дыхательные упражнения, телесные техники. Первая психологическая помощь себе в стрессовых ситуациях. Техники быстрого восстановления после стресса. Профилактика возникновения стресса. Персональная антистрессовая программа.

19. Публичные выступления. Психологическое состояние выступающего. Страх публичного выступления и что с ним делать. Как удерживать внимание во время выступления. Правила создания презентации. Определение и уточнение цели презентации. Разработка плана и структуры выступления. Распределение времени по слайдам. Выбор общей цветовой гаммы для презентации. Правила выбор типа и размера шрифта для презентации. Структурирование содержания презентации.