Курс, семинар, тренинг Электронный документооборот и цифровизация предприятия: проблемные вопросы и новации 2024 года

Государство активным образом инициирует перевод процессов и документов в цифровое пространство, что становится серьезным стимулом развития электронного документооборота. Цифровизация набирает обороты в самых разнообразных сферах деятельности, начиная от бухгалтерского, кадрового учета, учета движения продукции, до полной цифровизации всех бизнес-процессов и сферы управления.

Несомненно, в первую очередь это касается электронного документооборота, как основы дальнейшей цифровизации

Большинство предприятий или перешли, или продолжают переход на электронный документооборот (ЭДО). Этот переход несет в себе как новые возможности, так и определенные риски. Многие вопросы в ЭДО ещё не отрегулированы или урегулированы неясно. МЧД стала обязательной с 1 сентября 2023 г. В судебной практике до сих пор возникает немало проблем при переписке сторон в WhatsApp, иных месседжерах и по email. Процесс перевода транспортной накладной в электронный формат затянулся, но с 2024 года транспортная накладная перейдет в электронный формат в обязательном порядке. Активно продвигается взаимодействие компаний и контролирующих органов (ФНС, ГИТ и др.) через электронные системы.

Планируется перевести в электронную форму до конца 2024 года до 95% счетов фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, выставляемых хозяйствующими субъектами. Закреплены законодательно правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; как подготовить внутренние системы компании к внедрению МЧД; на что обратить внимание в законе об архивном хранении и нормах и требованиях к электронной подписи?

Как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота с наименьшими затратами? Какие законодательные изменения произошли и каких стоит ожидать? Как соответствовать новейшим технологиям и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Курс ориентирован на руководителей и специалистов проектов по внедрению ЭДО, служб ДОУ и электронных архивов, руководителей и специалистов финансово-бухгалтерских служб, юристов, руководителей по информационным технологиям, специалистов отделов автоматизации

Для выступления приглашены эксперты- практики ведущих российских компаний.

1. Нормативное регулирование цифровой среды: актуальные изменения. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM.

2. Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Разработка регламентов, форматов электронных документов. Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; взаимодействие по передаче электронных документов государственным органам и контрагентам; централизованное безопасное хранение документов внутри компании, тенденции развития современных электронных архивов; организация трансграничного электронного документооборота; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM. Способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.

3. Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.

4. Электронная подпись (ЭП): новации и требования - 2024 г. Внедрение машиночитаемого права в РФ. Новое в законодательстве об электронной цифровой подписи (ЭЦП): Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. Новые требования, предъявляемые к выдаче и использованию сертификатов квалифицированной электронной подписи. Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.

Выдача и проверка машиночитаемой доверенности, проблемы в этой сфере. Схема работы с МЧД по отчетности и в ЭДО. Организационные задачи: назначение ответственных сотрудников, подготовка положения об использовании МЧД, издание соответствующих приказов.

Как составлять и проверять полномочия по МЧД? Что такое Классификатор полномочий: правила составления и критерии проверки полномочий по МЧД, проблемные аспекты. Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма? В какой информационной системе и в каком формате следует выдавать МЧД? Как организована возможность передоверия по МЧД? Как передать полномочия не физлицу, а организации? Представление МЧД контрагенту и госоргану. Прекратит ли МЧД действовать при смене руководителя организации, реорганизации и т.п.? Как прекратить действия и отозвать МЧД?

Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Внедрение единой технологии обмена машиночитаемыми электронными доверенностями через блокчейн-платформу ФНС России. Как подать отчетность или отправить электронные документы в ФНС России с использованием МЧД? Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз? Дальнейшие перспективы применения МЧД.

5. Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.

6. Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом. Правовой статус переписки. Риски при использовании электронных сообщений. Идентификация в электронных сообщениях. Способы доказывания и технические средства в отношении электронных сообщений.

7. Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами в 2024 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура, ТН, ТТН, путевой лист. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Правила заполнения транспортной накладной для обеспечения возможности взаимодействия с ГИС электронных перевозочных документов. Электронный акт сдачи строительных работ.

8. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

9. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная). Как с помощью ЭКДО обеспечить контроль исполнительской дисциплины и повысить производительность. Электронное взаимодействие с Цифровой платформой «Работа в России», порталом Госуслуги.