Должностной функционал помощника руководителя требует виртуозности и отличных коммуникативных навыков, ведь ему приходится, помимо всего прочего, заниматься организацией административно-хозяйственной деятельности, выполнять представительские функции и участвовать в поддержании корпоративного стиля.
Для успешного выполнения всех этих функций необходимо обучение, которое восполнит недостающий инструментарий и знание норм их выполнения.
В результате обучения вы:
- приобретете навыки помощника руководителя
- сможете наладить систему делового и кадрового документооборота
- научитесь уверенно вести себя внутри фирмы и за ее пределами
- изучите нормы и правила делового этикета
- узнаете о способах создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании
Образ делового человека: правила, которые создают репутацию
Основы культуры делового общения
-
Искусство управления впечатлением о себе. Принципы построения успешного межличностного общения в деловой среде
-
Этикетно-значимые сигналы невербального поведения. Жесты и позы, межличностное пространство, соответствующие стилю делового общения
-
Барьеры в общении
-
Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин
-
Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере
-
Деловое взаимодействие с руководителем, коллегами
-
Правила делового общения с посетителями компании
-
Лояльность и конфиденциальность в деловом общении
-
Специфика донесения негативной информации
Практикум — тест «Ваши основные деловые качества»
Речевой этикет — основа культуры служебных отношений
-
Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить
-
Этикетные речевые формулы делового общения
-
Искусство комплимента. Как говорить и принимать комплименты
-
Культура диалога
-
Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч
-
Запретные темы для small talk
Практикум — деловая игра «Комплимент»
Общепринятые нормы культуры в деловом мире
-
Деловой этикет, его основные принципы
-
Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
-
Правила приветствия, представления, знакомства, обращения. Рукопожатие, объятия, поцелуи. Что разрешено и недопустимо в деловой среде
-
Визитная карточка, ее основные функции
-
Субординация
-
Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить
Практикум — деловая игра «Основные виды вежливости»
Внешность делового человека
-
Требования к одежде и внешнему виду делового человека
-
Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании
-
Dress code в одежде деловых мужчин и женщин
-
Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
-
Гендерные преимущества и деловой стиль. Что недопустимо и приемлемо в офисе. Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования
-
Деловая одежда для мужчин: фасон, расцветка, костюм, рубашка, галстук. Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары (часы, авторучки, очки, блокноты, запонки, заколки, зонты, сумки, украшения)
-
Одежда для переговоров и протокольных встреч
-
Прическа, парфюмерия, косметика (мужская и женская)
Практикум — упражнение «Найдем ошибку»
День 2
Помощник руководителя в структуре организации
-
Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Профессиональные компетенции
-
Деловые и личные качества, необходимые в работе
-
Квалификационная характеристика помощника руководителя, его должностные обязанности и основные функции в соответствии с профстандартом
-
Особенности должностной позиции
-
Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании и поддержании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры
Практикум «Оценка профессиональных компетенций»
Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя
-
Информационная поддержка деятельности руководителя. Преимущества и недостатки письменных и устных коммуникаций
-
Условия эффективной совместной работы. Основные коммуникативные навыки. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
-
Оперативное и долгосрочное планирование. Повышение эффективности использования рабочего времени. Определение приоритетов
-
Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. Поведение помощника руководителя при проведении проверок
-
Работа с обращениями граждан
-
Организация и обслуживание совещаний и других конферентных мероприятий. Правила подготовки рациональной деловой беседы. Документирование коллегиальной деятельности
-
Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок
Практикум «Разработка программы командировки»
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
-
Сервисное обслуживание офиса
-
Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости
-
Выбор поставщиков и сервисных компаний
-
Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат
Практикум «Проектирование форм заявок на закупку расходных материалов»
Документационное обеспечение управления
Современная нормативная база делопроизводства
-
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
-
Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству
-
Грамотное оформление документов — необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
-
Правила оформления служебных писем и записок, приказов, актов, протоколов
Практикум — дискуссия «Особенности нового ГОСТа»
Система организационно-распорядительной документации
-
Классификация документов и их функции
-
Специфика и роль организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
-
Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
-
Документ как источник информации. Требования к управленческой информации
-
Деловая переписка. Особенности и состав
-
Официально-деловой стиль и его требования
Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов»
Организация работы с документами
-
Документооборот, его количественные и качественные характеристики
-
Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
-
Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации
Практикум «Проектирование маршрутов движения документов»
День 3
Бизнес-этикет на конференциях, приемах, встречах, переговорах
Деловые протокольные и представительские мероприятия компании
-
Деловые встречи, презентации, совещания, выставки
-
Презентации. Особенности подготовки и проведения презентации
-
Международные стандарты, особенности подготовки и проведения переговоров
-
Протокольная структура (формула) переговоров
-
Организационные вопросы, планирование, распределение обязанностей и ответственности при подготовке к переговорам. Составление культурной программы
-
Основные требования и рекомендации к оформлению помещений и столов для переговоров, совещаний, конференций
-
Составление схем рассадки. Именные (кувертные) карточки. Правила оформления
-
Встречи гостей в аэропорту, на вокзале
-
Основные правила протокола при рассадке в автомобиле, на переговорах, деловой встрече
Телефонный этикет в деловых коммуникациях
-
Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
-
Особенности делового телефонного разговора
-
Подготовка телефонного разговора, композиция
-
Особенности голоса. «Лучший голос» для делового общения
-
Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
-
Умение слушать — важная часть телефонного общения
-
Звонки входящие и исходящие
-
Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании
-
Недочеты в телефонном общении
-
Мобильная связь
Практикум — упражнение «Разбуди свой голос»
Основные виды официальных и неофициальных приемов в современной России и за рубежом
-
Приемы самообслуживания и банкеты (фуршет, коктейль, шведский стол, банкет)
-
Приглашения, ответы на них
-
Деловые переговоры в ресторане: особенности проведения, важность и сложность протокола деловых встреч в ресторане
-
Требования к одежде участников мероприятия и поведению
-
Ресторанный этикет
Практикум — деловая игра «Приборы и бокалы»
Основные правила гостеприимства в офисе
-
Уважение, доброжелательность и предупредительность — основа правил хорошего тона для приема посетителей и гостей компании
-
Угощение в офисе. Как правильно подавать чай, кофе, прохладительные напитки
-
Офисная сервировка стола. Правила и недопустимые ошибки
Чужинова Любовь Александровна
Консультант по вопросам документационного обеспечения управления, делового протокола, управления персоналом. Руководитель службы персонала ассоциации охранных предприятий
Профессиональный опыт
1992 — н. в. — Институт бизнеса и права, Высшая школа секретарей при Дипломатической академии МИД России, МИРЭА, Московская школа экономики, ВГИК, Институт телевидения «Останкино», учебный центр «Восток-Запад» — группы Комитета труда и занятости, преподаватель дисциплин:
- Документационное обеспечение управления
- Современное секретарское дело
- Психология управления
- Деловая риторика
- Организационное поведение
- Речевые коммуникации
- Деловой этикет и протокол
- Имидж делового человека
- Психология делового общения
- Деловая этика
- Русский язык и культура речи
- Менеджмент
Клиенты
УЦ Управления госслужбы при правительстве Москвы, Пенсионный фонд России, компании Спецстрой, ПАО «Компания «Сухой», АО «Атлас Копко», Мосинжпроект, ПАО «РусГидро», ООО УК «ГМС», «Юником», Росевробанк; префектуры и управы Москвы, администрация г. Сочи и другие государственные и коммерческие организациии
Выступления и публикации
Автор обучающих программ по современному делопроизводству, ведению эффективной деловой переписки, культуре делового общения, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу, ораторскому мастерству и др.
Образование
- 2014 — НОУ «Международный институт сотрудничества Восток-Запад», повышение квалификации по программе «Современные технологии управления персоналом»
- 2000–2001 — Российская академия менеджмента и агробизнеса, «Организация управления персоналом в современных условиях»
- 1995–1996 — Центр психолого-педагогического всеобуча, «Психология управления»
Рогова Алевтина Владимировна
Эксперт-практик в области бизнес-коммуникаций, специалист по деловому протоколу и этикету. Преподаватель-филолог, практикующий бизнес-тренер
Профессиональный опыт
- 2010 — н. в. — Институт русского предпринимательства, тренер-консультант
- 2011 — н. в. — Институт развития бизнеса, бизнес-тренер, консультант
- 2000–2013 — Всероссийский государственный институт кинематографии им. С.А. Герасимова, старший преподаватель
- 2000–2005 — Smile Gate, директор по персоналу
Профессиональные компетенции
- Поиск, подбор и обучение персонала
- Подготовка и проведение переговоров, деловых бесед, презентаций, официальных и неофициальных приемов
- Ситуационная оценка персонала
- Этика и культура управления коллективом
- Психологические основы делового общения
- Деловой протокол и бизнес-этикет
Клиенты
ГК «Башнефть», ФГУП «Космическая связь», Фольксваген, Европейская Медиагруппа, Международный институт менеджмента Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, Московская областная Дума, Иннова, ОАО «Томскнефть», ОАО «Газпром нефтехим Салават», COLIN’S, ООО «Никомед», ЗАО «СеверСталь», ГК «РОЛЬФ», «РОСКОН», Ранова-клининг, Центральный НИИ эпидемиологии Минздрава России, НОВИКОМБАНК, ГЛОБЭКС, Белгородское качество, городские управы регионов РФ, Vision Image Print, Пепеляев, Гольцблат и партнеры, ВОСТОКСИБЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ, САЯНСКХИМПЛАСТ, Южная генерирующая компания ТГК-8, Билайн, Ростов-табак, Лукойл, аппарат мэрии г. Тольятти и многие другие
Преподавательская деятельность
Преподает в ведущих вузах и учебных центрах более 20 лет
- 2009 — н. в. — Учебный центр «ФинКонт», курсы «Профессиональный помощник руководителя», «Деловой этикет и протокол»
- 2008 — н. в. — Институт «Восток-Запад», курс «Деловой этикет и протокол»
- 2007 — н. в. — Московский городской университет управления Правительства Москвы, курсы «Имидж государственного служащего», «Деловые коммуникации», «Деловой этикет и протокол»
- 2006 — н. в. — Русская школа управления, курсы «Деловой этикет и протокол», «Имидж делового человека»
- 2005 — н. в. — «Элкод», курсы «Культура делового общения»
- 2003 — н. в. — Бизнес-школа «Эксперт», курсы «Основы делового общения», «Мастерство общения по телефону», «Школа секретаря»
- 2003 — н. в. — Учебно-методический центр Управления государственной службы при Правительстве города Москвы, курс «Имидж государственного служащего»
- 2000–2004 — Высшая школа секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел, курсы «Деловой этикет», «Психология делового общения»
- 1998 — Учебный центр повышения квалификации для руководителей и специалистов среднего и высшего звена «Восток-Запад», курс «Деловой этикет»
Выступления и публикации
- Постоянный автор статей, посвященных деловому общению, современному светскому этикету, культуре речи, корпоративной этике и другим аспектам бизнес-коммуникаций, в журнале «Секретарь-референт» с 2004 года
- Автор книги «Деловой протокол и этикет, практика применения»
- Автор методического пособия «Технологии трудоустройства» для Центра компьютерного обучения при МГТУ имени Н. Э. Баумана
- Эксперт программ по этикету на радиостанциях «Маяк», «Сити-FM» «Говорит Москва», телевизионных программ «Утро» (Первый канал), «Красота на заказ» (Домашний), ТВЦ и других
- Участник подготовки первого конкурса в России «Секретарь года»
- Председатель жюри конкурса «Секретарь-референт»
Достижения
- Председатель жюри конкурса «Секретарь-референт»
- Участник подготовки первого конкурса в России «Секретарь года»
- Получила благодарственные письма от посольства Канады в РФ, Московского городского университета управления правительства Москвы, Федерального государственного унитарного предприятия «Космическая связь»
Образование
- 2015 — Государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования Московской области учебный центр Нахабино, профессиональная этика и формирование делового имиджа
- 2001 — Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана, менеджер по персоналу
- 1991 — Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском институте культуры, менеджмент в сфере культуры
- 1975 — Донецкий государственный университет, филолог-преподаватель
