Курс, семинар, тренинг Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в условиях кризиса

В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.

Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.

В результате обучения вы:

• познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения
• выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
• определите требования к результатам административного обеспечения
• определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
• научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
• узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
• разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений

День 1 Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса

• Основные элементы системы управления
• Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
• Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
• Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса
• Гибридный офис. Особенности управления
• Что можно оптимизировать (объекты оптимизации) в зонах ответственности исполнительного директора

Практикум «Анализ направлений, целей, объектов оптимизации в зонах ответственности исполнительного директора»

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

• Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе
• Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
• Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

• Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
• Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
• Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
• Facility management
• Fleet management

Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2 Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикумы:

• «Анализ инструкции по делопроизводству»
• «Анализ целевых показателей делопроизводственных операций»

Регламентация деятельности компании

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
• Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
• Организация контроля регламентирующих документов

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО) Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
  • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей
• Материальная ответственность водителей

День 3 Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений

• Принципы разработки мотивационных схем персонала
• Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
• За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
• Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
• Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»

Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора

• Рассмотрение технологии оптимизации процессов
• Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
• Виды нотаций для оптимизации процессов

Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»

• По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
• C каких процессов начинать оптимизацию?
• Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?

Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуациях
• Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
• Как организовать бережливый офис?
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»

Набоков Анатолий Борисович

Кандидат технических наук, собственник бизнеса, эксперт в области стратегического и операционного управления, управления производственными активами, ремонтами оборудования, внедрению lean-технологий. Консультант по оптимизации бизнес-процессов, реинжинирингу и организационному развитию, антикризисный управляющий, руководитель проектов, специалист по KPI

Профессиональный опыт

Более 20 лет управленческого опыта в компаниях численностью от 3 000 человек

• 2009 — н. в. — Консалтинговая компания «Стратегия-центр», менеджер проектов
• 2002–2009 — Группа производственно-сбытовых компаний «Сходня Мебель», «Сходня Трейд», «МЭЗ ДСПиД», «Плитпром», директор по развитию, советник основного акционера
• 2001–2002 — Консалтинговая компания «БДО Юникон», консультант
• 2000–2001 — Компания «МИР», начальник отдела
• 1999–2000 — Компания Wing Mage, исполнительный директор
• 1989–1998 — Институт МО (Военно-промышленный комплекс), подполковник, начальник отдела

Профессиональные компетенции

Более 25 лет в государственных, коммерческих структурах, консалтинге

• Оптимизация бизнес-систем, сложных систем
• Стратегическое управление. Разработка функциональных стратегий, системы комплексных стратегических показателей (balanced scorecard)
• Управления проектами на базе стандарта PMBOK 4
• Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов
• Управление качеством. Внедрение стандартов серии ИСО 9000
• Постановка системы управления рисками
• Управление производственными активами
• Управление ТОиР, эксплуатацией автотранспортного предприятия
• Организационное проектирование. Оптимизация организационной структуры
• Антикризисное управление, управление изменениями и методики Six Sigma
• Нормирование и оптимизация затрат
• Разработка системы мотивации на базе KPI (ключевых показателей эффективности)
• Внедрение бизнес-технологий: «бережливое производство», управление по целям (МВО), управление отношениями с клиентами (CRM)
• Постановка оптовых, розничных и электронных продаж и управление ими
• Внедрение программ улучшения (кайдзен): активизация продаж, сокращение затрат, снижение потерь, эффективное управление активами, оптимизация бизнес-процессов

Клиенты

Bayer, Bosch, Carlsberg, Coca-Cola, Hortex, Miele, Valio, АВТОВАЗ, Газпром, Газпромнефть, ЕВРАЗ, Еврохим, КазМунайГаз, Казахтелеком, Леруа Мерлен, Л`Этуаль, Лукойл, Норильский Никель«, НЛМК, Пепси, Полиметалл, Полюс Золото, РОСАТОМ, РОСНЕФТЬ, Ростсельмаш, РусГидро, СБЕРБАНК, СИБУР, Сургутнефтегаз, ТОТАЛЬ, Технониколь, Тойота Мотор, Шеврон, AccessBank, Golder Electronics, Seven Days, Вимм-Билль-Данн, Гедеон Рихтер-Рус, Росводоканал, Бьюсайрус Сервис, Дубненский машиностроительный завод, ИБФ — Моторс, Иннова, Камкабель, Кварцверке, КазГерМунай, Мортон, Мечел, Мется Тиссью, Русский алкоголь, Росатом, СамЗАС, Салаватнефтеоргсинтез, Самотлорнефтегаз, Сбербанк, СДМ-Банк, Сибирская Сервисная Компания, СИБУР, Сплат косметика, Стройспецтранс, ТНК-ВР Менеджмент, Уралхиммаш и многие другие

Преподавательская деятельность

Более 25 лет преподавательского опыта

• Открытая европейской академии экономики и политики (Прага), преподаватель MBA «Современные практики повышения операционной эффективности. Оптимизация процессов, сокращения затрат, минимизация потерь. Антикризисное управление»
• Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, преподаватель профильных дисциплин
• Институт переподготовки и повышения квалификации (при МГУ им. М. В. Ломоносова), преподаватель профильных дисциплин
• Институт повышения квалификации (ИКТ), преподаватель профильных дисциплин

Публикации

Десятки публикаций по актуальным вопросам управления персоналом, стратегического и финансового менеджмента, некоторые из которых:

• Журнал «Управление персоналом», январь 2015 г. № 4. Как повысить эффективность персонала с помощью системы KPI? Система «управления ответственностью» каждого сотрудника.
• Журнал «Стратегический менеджмент», март 2015 г. № 1. Система управления изменениями и эффективностью деятельности корпорации в условиях кризиса
• Журнал «Финансовый менеджмент», 2015 г. № 2. Кризис: что делать с бизнесом, что делать с персоналом?
• Журнал «Финансовый менеджмент», 2015 г. № 3. Оптимизация численности персонала в условиях кризисных ожиданий

Образование

• 2015 — Сертификат BSI (British Standards Institution) BS ISO 55 001:2014 Requirements of Asset Management
• 2007 — Экспертный центр «Крафтсерт», внутренний аудит системы менеджмента качества организации
• 2006 — МИЭМиП, формирование СМК в соответствии со стандартами ИСО 9000
• 2003 — МАГ КОНСАЛТИНГ, сбалансированная система показателей
• 1998 — Московская международная высшая школа бизнеса МИРБИС, менеджмент
• 1986 — Высшая инженерная радиотехническая академия, аспирантура, сложные системы
• 1977 — Высшее военное инженерное училище радиоэлектроники