Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Если Вы специалист по делопроизводству – секретарь, административный работник, архивариус , Вы важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако важным и востребованным Вы станете лишь в том случае, если у Вас имеются необходимые знания и умения.
Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно-распорядительными, информационно-справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Вы получите все необходимые знания на курсе «Делопроизводство» Академии безопасности бизнеса! Вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до «списания в архив». Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять организационно-распорядительные документы, научитесь организовывать документооборот современного предприятия, контролировать исполнение управленческих решений и обеспечивать сохранность документированной информации.
Полученные знания и навыки пригодятся в любой области профессиональной деятельности. Изучение делопроизводства может стать стартовой ступенью в Вашей дальнейшей карьере.
По окончании курса Вы будете уметь:
- ориентироваться в видах документов;
- оформлять организационно-распорядительные документы;
- грамотно вести деловую переписку;
- составлять акты и протоколы;
- составлять распорядительные и организационные документы (приказы, указания и др.);
- осуществлять организацию документооборота;
- регистрировать документы;
- осуществлять контроль за исполнением документов;
- осуществлять справочно-информационную работу;
- организовывать архивное хранение;
ПРОГРАММА КУРСА:
1. Организационные основы делопроизводства. Организационно-распорядительная документация. Бланки документов
- Нормативно-правовая основа делопроизводства
- Функции делопроизводственной службы
- Документ. Системы документации. Система организационно–распорядительной документации
- Виды организационно-распорядительных документов
- ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- Постоянные реквизиты документов
- Бланки документов. Виды бланков
- Требования к оформлению бланка письма
- Требования к оформлению общего бланка
2. Оформление организационно-распорядительных документов
- Оформление переменных реквизитов организационно-распорядительных документов
- Основные требования к составлению текстов. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов
- Порядок согласования, подписания, утверждения документов
- Удостоверение документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации
3. Справочно-информационные документы. Деловая переписка. Составление писем
- Виды справочно-информационных документов
- Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки
- Особенности адресации
- Правила составления сопроводительных писем
- Особенности составления и оформления гарантийных писем
- Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы)
- Правила оформления обращений и использования формул вежливости
- Внутриорганизационная переписка
4. Справочно-информационные документы. Составление актов и протоколов
- Акт. Формуляр и структура текста. Разновидности актов
- Основания составления акта
- Особенности оформления актов проверок, сдачи приема выполненной работы
- Протокол. Формуляр и структура текста. Разновидности протоколов
- Правила протоколирования
- Приложения к протоколу
- Особенности протоколирования заседаний коллегиальных исполнительных органов, собраний, совещаний
5. Распорядительные документы. Составление приказов, указаний, распоряжений. Организационные документы
- Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение
- Приказ. Разновидности приказов. Структура текста
- Приказ по основной деятельности. Области регулирования
- Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа
- Порядок визирования и ознакомления
- Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста
- Виды организационных документов
- Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил
6. Организация документооборота
- Организация движения информации. Документооборот. Характеристики документооборота. Объем документооборота
- Порядок прохождения входящей корреспонденции: экспедиционная обработка, отбор документов для регистрации и представления руководителю. Правила доклада корреспонденции
- Порядок прохождения исходящих документов: изготовление, представление на рассмотрение, сортировка, организация отправки
- Организация движения и исполнения внутренних документов. Порядок работы исполнителей с документами
7. Регистрация и контроль исполнения документов
- Регистрация документов. Порядок регистрации. Документы, не подлежащие регистрации
- Регистрационные формы. Виды. Реквизиты регистрационных форм. Журнальная система регистрации
- Картотечная система регистрации. Поисковые признаки. Картотека как основа построения электронных регистрационных систем
- Контроль исполнения документов. Виды контроля
- Сроковый контроль. Последовательность контрольных операций
- Порядок постановки на контроль. Порядок снятия с контроля
- Контроль исполнения устных поручений руководителя
8. Справочно-информационная работа. Формирование дел. Номенклатура дел
- Информационно-поисковая система организации
- Классификация и типизация информационных запросов
- Технология поиска документов и документированной информации. Комплексное использование поисковых признаков
- Систематизации документов. Признаки систематизации
- Правила формирования дел
- Номенклатура дел. Виды номенклатур
- Составление и оформление индивидуальной структурной номенклатуры. Требования к заголовкам. Определение сроков хранения документов
9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
- Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия
- Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения
- Организация архивного хранения дел. Архив организации
Порядок выделения к уничтожению документов с истекш
