Курс, семинар, тренинг Ведение архива в современной организации. Практикум по организации работы с архивными документами

Ведение архива в современной организации. Практикум по организации работы с архивными документами

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан.

Каковы задачи и функции архива кадровых документов, и в каких условиях должны храниться документы?

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве.

Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован. Завершающим этапом архивирования кадровых документов является передача подготовленной документации в архив предприятия на дальнейшее хранение в течение срока, установленного законодательством (отдельные документы хранятся на протяжении 75 лет).

Собственно сам процесс по архивированию документов представляет собой ответственную и трудоёмкую работу. Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней.

Именно эти требования и особенности будут рассматриваться на семинаре по ведению архива.

В программе семинара по архиву Вы узнаете:

• Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок хранения документов в архиве организации
• Порядок формирования номенклатуры дел
• Порядок формирования документов в дела
• Особенности архивирования кадровых документов в электронной форме
• Порядок передачи дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив в случае ликвидации организации.

Семинар ведение архива входит в состав курсов повышения квалификации для кадровиков "Новое в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве: последние изменения, практика правоприменения, сложные ситуации

Рыков Алексей Витальевич Преподаватель по организации архива в компании, архивной обработке документов, управляющий партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве

1. Архив организации

• Нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок хранения документов в архиве организации
• Виды, основные задачи и функции архивов
• Положение об архиве

2. Номенклатура дел кадровой службы

• Систематизация кадровых документов
• Правила составления номенклатуры дел
• Формирование заголовков дел
• Определение сроков хранения кадровых документов
• Практика применения перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения (2010 г.)

3. Порядок формирования документов в дела

• Принципы формирования дел
• Особенности формирования в дела кадровых документов

4. Процедура архивирования документов

• Подготовка дел к архивному хранению
• Проведение экспертизы ценности документов и отбор кадровых документов на длительное хранение
• Оформление дел
• Составление описей на дела по личному составу
• Составление актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению
• Порядок уничтожения кадровой документации

5. Порядок передачи кадровых документов на хранение в архив организации и использование документов архива

• Передача дел в архив
• Организация хранения и обеспечение сохранности документов в архиве
• Размещение документов в архиве
• Выдача дел из архива

6. Требования к обеспечению сохранности документов

• Режим хранения архивных документов и доступа к ним
• Проверка наличия и состояния архивных дел

7. Особенности архивирования документов в электронной форме.

• Кому подчиняются сотрудники, ответственные за управление электронными документами?
• Форматы электронных документов, которые государственные архивы принимают

8. Современные средства автоматизации архивов организаций

9. Порядок передачи кадровых дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив в случае ликвидации организации

10. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов.