Курс, семинар, тренинг Электронный архив организации: от проектирования до внедрения

Программа семинара:

1. Современный архив ー электронный архив. Понятие и функции современной системы электронного архива. Проблемы и причины их возникновения, оценка рисков при работе с архивными документами. Функции и возможности системы современного архива электронных документов.

2. Нормативно-правовая база для создания системы электронного архива. Обзор Федеральных законов, нормативно-правовых актов и рекомендаций, регулирующих деятельность организаций при создании и внедрении систем электронного архива.

3. Процессный подход к управлению документами в электронном архиве. Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации. Классический и процессный подход к управлению электронными документами. Управление бизнес-процессами: понятие и примеры настройки. Движение электронного документа и его жизненный цикл.

4. Этапы создания электронного документа в архиве. Организация сканирования документов. Распознавание. Идентификация и маркировка документов.

5. Обзор современных систем работы с электронным архивом. Функциональный состав современных систем электронного архива (Documentum, Directum, Carabi, DocsVision, 1C и др.). Сравнение систем на реальных примерах. Принципы выбора системы для организации электронного архива.

6. Проектирование системы электронного архива. Проблемы и решения. Подготовка технического задания на разработку и внедрение системы. Создание технического проекта: структура документа и практикум по созданию. Обоснование стоимости системы и способы сокращения затрат.

7. Придание юридической значимости электронному документу. Понятие электронной цифровой подписи и обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭЦП.

8. Подготовка к внедрению системы. Методика внедрения системы электронного архива на предприятии. Приемка разработанной системы электронного архива. Создание команды внедрения. Пилотное тестирование. Перечень знаний для успешного внедрения.

9. Оцифровка бумажного архива. Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Придание юридической значимости документам. Организация процесса передачи оцифрованных документов.

10. От электронного архива к созданию корпоративной информационной системы управления предприятием. Дальнейшее развитие внедренной системы электронного архива. Оптимизация внутренних бизнес-процессов. Обзор примеров внедрений.

Время проведения: 10.00-17.00

Участникам семинара предоставляется именной сертификат об участии

В стоимость семинара включены обед и кофе-брейки.