Приглашаются:
- Помощники руководителей, офис-менеджеры.
- Сотрудники секретариата, административных подразделений, общего отдела, организационно-методического отдела.
- Все заинтересованные лица.
Цель курса :
- Актуализация профессиональных знаний, умений и навыков специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организации в рамках требований профстандартов.
- Освоить умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации.
- Актуализировать умения и навыки работы с документацией организации.
- Освоить умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации.
В стоимость обучения входит:
- Методический материал, две кофе-паузы.
По окончании обучения выдается:
- Удостоверение о повышении квалификации в объёме 32 часа
Подарок от Центра повышения квалификации!
- Экскурсия по Санкт-Петербургу!
В нашем центре предусмотрена гибкая система скидок:
- При регистрации на нашем сайте всем новым клиентам предоставляется скидка в размере 5%
- Зарегистрируйтесь и оплатите обучение за 30 дней до начала обучения и получите скидку 10%
- При участии 2-х специалистов и более от одной организации предоставляется скидка в размере 15%
Оказывается помощь в бронировании гостиниц
1. Роль секретаря в структуре управления. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним в свете требований профстандарта
- Роль и место секретаря в структуре управления.
- Организационное и информационно-документационное обслуживание-главные функции секретаря.
- Категории секретарей, классификация должности по степени профессионализма и компетентности.
- Квалификационные и профессиональные требования к различным категориям.
- Направления и виды получения дополнительного образования секретаря.
2. Формирование должностных инструкций секретарей различных категорий
- Должностная инструкция как описание должностных обязанностей и прав секретарей различных категорий.
- Виды должностных инструкций: примерные, типовые и индивидуальные.
- Структура, наименование и содержание основных разделов должностных инструкций.
- Правила разработки и утверждения инструкции.
3. Профессиональные и психолого-личностные качества секретаря
- Деловые качества секретаря: профессиональные навыки, организаторские качества, умение работать в команде, ответственность и надежность, инициативность, пунктуальность, исполнительность, преданность фирме, умение работать со сведениями конфиденциального характера.
- Личностные качества секретаря: коммуникабельность, стрессоустойчивость, привлекательный внешний вид, доброжелательность, любознательность.
- Влияние деловых и профессиональных качеств на работу и карьеру секретаря.
4. Организация приёма посетителей
- Категории посетителей: сотрудники организации, сотрудники других организаций, посетители по личным вопросам.
- Определение срочности и первоочерёдности приёма.
- Технология организации приёма: запись, представление руководству, перенос приёма и т.д.
- Значение личного приёма граждан руководителем.
- Определение места и времени приёма.
- Встреча граждан. Ведение журнала приёма.
5. Работа с письменными обращениями граждан
- Составление аналитической справки.
- Назначение и форма регистрационно-контрольной карточки.
- Виды обращений граждан.
- Нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с этой категорией документов.
- Особенности технологии работы с письменными обращениями: приём и первичная обработка, контроль сроков исполнения, информационно-справочная работа по обращениям с использованием традиционной и компьютерной технологии. Формирование дел.
- Сроки хранения обращений.
- Анализ поступивших обращений и контроль принятия решений по письменным обращениям.
6. Основные требования к ведению телефонных переговоров
- Виды телефонных переговоров.
- Основные правила служебного телефонного общения.
- Фильтрация (сортировка) телефонных звонков руководителю.
- Запись телефонных сообщений.
- Приём и передача телефонограмм.
- Типовой формуляр телефонограммы.
7. Виды управленческих документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные
- Виды организационных и нормативно-методических документов организации: учредительный договор устав, положение о предприятии и его структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции по организации делопроизводства.
- Состав распорядительных документов организации: приказы, распоряжения, решения, указания, постановления.
- Виды информационно-справочных документов на предприятии: акты, справки, заявления, служебные записки и др.
8. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок работы с внутренними документами. Правила составления, оформления и обработки служебной корреспонденции
- Этапы обработки входящих документов: приём документов, проверка правильности адресования и приложений.
- Первичная обработка, разметка, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов, подшивка документов в дела. Процедура обработки исходящей информации: проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, отправка документа адресату, оформление копии документа и подшивка его в дела.
- Подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, передача документа исполнителю, отметка об исполнении, подшивка исполненного документа в дело.
- Назначение деловой корреспонденции, её виды.
- Правила оформления делового письма, классификация писем. Реквизиты бланка письма.
- Конкуренты делового письма: телеграмма, телефонограмма, телефакс, электронное сообщение.
- Регистрация служебной корреспонденции.
- Конфиденциальность служебного письма.
9. Регистрация и контроль исполнения документов. Формирование дел, организация их хранения и информационно-справочной работы с документами
- Запись данных о документе в журнале, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
- Сроки исполнения документов.
- Группы регистрации документов.
- Состав регистрационного номера.
- Содержание граф журнала регистрации документов. Распространённые ошибки при регистрации документов.
- Составление номенклатуры дел.
- Формирование и оперативное хранение дел.
- Сроки хранения документов на предприятии. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
- Работа экспертной комиссии.
- Порядок установления сроков хранения дел.
- Перечень документов, передаваемых в архив и порядок их оформления.
10. Организация рабочего дня руководителя
- Основы и принципы организации и планирования рабочего времени руководителя.
- Технология управления временем: постановка целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценка эффективности планирования.
- Классификация мероприятия в зависимости от важности и срочности. Табличная форма фиксации и представления руководителю планируемых мероприятий. Роль ежедневных докладов.
- Современные офисные технологии электронных коммуникаций.
- Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы. Особенности организации заседаний коллегиальных органов. Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола. Передача информации в письменной и устной форме, лично и по телефону.
- Роль секретаря в организации командировок руководителя.
- Подготовка проекта приказа о командировке.
- Выписка командировочного удостоверения.
- Составление программы командировки, подготовка и подбор документов.
- Обработка материалов командировки.
- Регистрация командировочных удостоверений.
11. Подготовка и обслуживание совещаний. Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Порядок документирования совещаний
- Роль секретаря в обслуживании совещаний.
- Регистрация участников, её цели.
- Виды совещаний.
- Роль секретаря во время проведения совещания.
- Порядок документирования совещания: стенограмма, фонограмма, видеозапись, протокол.
- Требования к ведению и оформлению протокола.
- Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Подготовка видеоконференций.
12. Законодательная и нормативная правовая база, регламентирующая работу секретаря
- Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Федеральные законы, Указы Президента и Постановления Правительства, нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, Унифицированные системы документации, стандарты в сфере информации и документационного обеспечения управления. Их значение в организации работы по документационному обслуживанию управленческой деятельности.
- Использование законодательной и нормативно-методической базы, образцов документов справочно-правовых систем «Гарант», «Консультант Плюс Деловые бумаги» и др.
- Разработка нормативных локальных документов предприятия, регламентирующих работу с официальными документами.
13. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
- Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя).
- Конфиденциальные сведения.
- Подготовка текста, редактирование, согласование.
- Работа по сбору информации, ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения.
- Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.
14. Технические функции секретаря
- Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, их хранение). Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передача документов внутри организации.
- Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя. Сервисные функции-организация кофе-паузы, фуршета, приемов.
15. Деловые и личностные качества секретаря. Этика секретаря
- Инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность-основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности. Доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность-важнейшие личностные качества, необходимые в работе секретаря.
- Базовые знания секретаря-референта-компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Профессиональные знания и навыки. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.
- Понятия «этикет», «этика», «служебный этикет». Этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем. Служебная субординация. Деловое общение, его основные виды-общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонация, эмоциональная окраска голоса в деловом общении. Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе. Визитные карточки и правила их использования. Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Внешний вид секретаря-одежда на службе, деловой стиль, макияж.
