Управление документами является одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия и от того, насколько профессионально ведется учет и движение документов в компании, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
На семинаре вы узнаете о том, как оптимизировать систему документооборота в компании, снизить временные затраты на подготовку и сопровождение документов.
В результате обучения вы:
- изучите способы организации движения документов
- научитесь систематизировать собственную деятельность
- проанализируете возможности и способы организации электронного документооборота в компании
- сможете обеспечить необходимые условия для правильного хранения документов
Организация документооборота компании
- Организация движения документов. Характеристики документооборота
- Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов
- Регистрация документов и контроль исполнения
Практикум: Упражнение «Проектирование маршрутов движения документов в компании».
Систематизация документов в делопроизводстве
- Справочно-информационная работа. Номенклатура дел
- Формирование и оформление дел
- Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- Уничтожение дел
Практикум: Упражнение «Проектирование номенклатуры дел компании».
Организация электронного документооборота
- Государственная политика в сфере электронных документов и электронного документооборота
- Электронные документы: проблемы обеспечения целостности
- Передача электронных документов в архив, организация хранения и уничтожения
- Возможности автоматизированного документооборота в документационном менеджменте организации
Практикум: Упражнение «Проектирование номенклатуры дел компании».
Организация архива компании
- Нормативная база для организации архивного хранения
- Обеспечение условий хранения документов
- Систематизация дел в архиве компании
- Аутсорсинг архива
Иванова Лариса Анатольевна
Эксперт-практик в области документационного обеспечения управления
Профессиональный опыт
Более 17 лет административно-управленческой работы в крупных государственных и коммерческих компаниях
- 2011 – н.в. — ФГБУ «Спеццентручет в АПК», начальник отдела документационного обеспечения управления
- 2002 – 2012 — ОАО «Росагролизинг», начальник отдела документационного обеспечения
- 1996 – 2002 — ОАО «Машиностроительный завод», инженер по организации управления
Профессиональные компетенции
- Постановка «с нуля» системы делопроизводства в компаниях, в том числе с разветвленной филиальной сетью
- Оптимизация внутреннего и внешнего документооборота
- Разработка организационной структуры управления, организационно-правовых документов компании
- Создание локальной нормативной базы по делопроизводству
- Описание бизнес-процессов работы с документами
- Создание библиотек бланков, шаблонов и унифицированных форм документов
- Организация системы контроля за исполнением документов
- Проектирование номенклатуры дел компании
- Подготовка технических заданий на разработку систем электронного документооборота (СЭД) и организация перехода на СЭД
- Управление информационной средой и организация обмена знаниями
- Организация функционирования call-центра
- Организация защиты информации
- Создание и обеспечение эффективного функционирования корпоративного архива
- Организация работы курьерской службы
Клиенты
Государственная Дума РФ, Минсельхоз России, Минздрав России, фармацевтическая компания TEVA (Teva Pharmaceutical Industries Ltd) и многие другие
Преподавательская деятельность
Преподает в ведущих вузах и учебных центрах с 1996 года
- 2011 – н.в. — РГТУ им. К.Э. Циолковского «МАТИ», преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления»
- 2010 – по н.в. — Институт профессионального образования и бизнеса, бизнес-тренер
- 2006 – 2009 — МФЮА, преподаватель дистанционного обучения по дисциплинам «Документирование управленческой деятельности», «Менеджмент», «Правовые информационные системы»
- 2010 – 2012 — Академия АйТи, бизнес-тренер
- 2000 – 2002 — Московский государственный индустриальный университет, преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управленческой деятельности»
- 2000 – 2002 — Электростальское представительство РГГУ, преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления»
- 1998 – 2000 — Учебный центр при Академии социальных наук РФ «Высшая школа бизнеса», преподаватель предметов: управление офисом, машинопись, ПЭВМ, деловой этикет, менеджмент на курсах «Секретарей-референтов»
- 1997 – 2000 — Электростальский филиал Современного гуманитарного университета преподаватель дисциплины «Делопроизводство» в Современном гуманитарном университете
- 1996 — Учебный центр при Электростальском филиале МИСиС, преподаватель британского курса подготовки секретарей-референтов (по программе JHP Limited Group), курсов «Офис-менеджеров»
Выступления и публикации
2012 — Конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», Москва, ВНИИДАД. Доклад «Опыт преподавания дисциплины «ДОУ государственного и муниципального управления» в МАТИ»
Образование
- 2001 – 2012 — отраслевые центры повышения квалификации, в т.ч. ВНИИДАД по направлению «Делопроизводство и архив», всероссийские и международные конференции по документообороту
- 2003 – 2004 — МИПК РЭА им. Г.В. Плеханова, повышение квалификации по Президентской программе подготовки управленческих кадров, стратегический менеджмент
- 1996 — Московская школа экономики, менеджер по работе с персоналом
- 1990 – 1995 — Российский государственный гуманитарный университет, документовед-организатор документационного обеспечения управления
