В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.
Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.
Внимание! Вы можете получить Удостоверение о повышении квалификации по теме «Управление административно-хозяйственной деятельностью в организации», пройдя дополнительное обучение в дистанционном формате.
В результате обучения вы:
- познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения
- выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
- определите требования к результатам административного обеспечения
- определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
- научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
- узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
- разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений
День 1
Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
- Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2
Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
- Организация контроля регламентирующих документов
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)
Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
- Типовое положение АХО
- Должностная инструкция начальника АХО
- Матрица ответственности АХО
Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
- Планирование состава работ
- Планирование частоты работ
- Планирование качества работ
- Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
- Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
- Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
- закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХО
- Отчетность руководителя АХО
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
- Контроль хода выполнения работ
- Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
- Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
- Диспетчеризация работы автотранспорта
- Критерии выбора автотранспортных средств
- Контроль деятельности и отчетность
- Оплата труда и стимулирование водителей
- Материальная ответственность водителей
День 3
Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений
- Принципы разработки мотивационных схем персонала
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
- За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
- Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
- Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
- Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
- Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»
Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора
- Рассмотрение технологии оптимизации процессов
- Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
- Виды нотаций для оптимизации процессов
Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»
- По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
- C каких процессов начинать оптимизацию?
- Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Борьба с факторами, отнимающими время
- Как вести себя в кризисных ситуациях
- Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
- Как организовать бережливый офис?
- Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях
Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
- Надзорные организации и взаимодействие с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
Набоков Анатолий Борисович
Кандидат технических наук, старший научный сотрудник, эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес-процессов, организационного развития, разработки систем мотивации на базе KPI
Профессиональный опыт
Более 10 лет управленческого опыта в компаниях численностью от 3 000 человек
- 2009 — н. в. — Консалтинговая компания «Стратегия-центр», менеджер проектов
- 2002–2009 — Группа производственно-сбытовых компаний «Сходня Мебель», «Сходня Трейд», «МЭЗ ДСПиД», «Плитпром», директор по развитию, советник основного акционера
- 2001–2002 — Консалтинговая компания «БДО Юникон», консультант
- 2000–2001 — Компания «МИР», начальник отдела
- 1999–2000 — Компания Wing Mage, исполнительный директор
- 1989–1998 — Институт МО (Военно-промышленный комплекс), подполковник, начальник отдела
Профессиональные компетенции
- Стратегическое управление. Разработка функциональных стратегий, системы комплексных стратегических показателей (balanced scorecard)
- Управления проектами на базе стандарта PMBOK 4
- Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов
- Управление качеством. Внедрение стандартов серии ИСО 9000
- Постановка системы управления рисками
- Управление ТОиР, эксплуатацией автотранспортного предприятия
- Организационное проектирование. Оптимизация организационной структуры
- Разработка системы мотивации на базе KPI (ключевых показателей эффективности)
- Внедрение бизнес-технологий: «бережливое производство», управление по целям (МВО), управление отношениями с клиентами (CRM)
- Постановка оптовых, розничных и электронных продаж и управление ими
- Внедрение программ улучшения (кайдзен): активизация продаж, сокращение затрат, снижение потерь, эффективное управление активами, оптимизация бизнес-процессов
Клиенты
AccessBank, Golder Electronics, Seven Days, Вимм-Билль-Данн, Газпромнефть, Газпром, Гедеон Рихтер-Рус, ГК «Росводоканал», Бьюсайрус Сервис, Дубненский машиностроительный завод, ЕВРАЗ, ИБФ — Моторс, Иннова, Камкабель, Кварцверке, КазГерМунай, Леруа Мерлен, Лукойл Черноморье, Мортон, Мечел, Мется Тиссью, Норильский никель, Пепси, Русский алкоголь, Росатом, СамЗАС, Салаватнефтеоргсинтез, Самотлорнефтегаз, Сбербанк, СДМ-Банк, Сибирская Сервисная Компания, СИБУР, Сплат косметика, Стройспецтранс, ТНК-ВР Менеджмент, Уралхиммаш
Преподавательская деятельность
РАНХ при Правительстве РФ, Институт переподготовки и повышения квалификации МГУ им. М. В. Ломоносова, Институт повышения квалификации (ИКТ)
Публикации
Десятки публикаций по актуальным вопросам управления персоналом, стратегического и финансового менеджмента, последние из которых:
- Набоков, А. Б. Система управления изменениями и эффективностью деятельности корпорации в условиях кризиса / А. Б. Набоков // Стратегический менеджмент. — 2015. — № 1
- Набоков, А. Б. Кризис: что делать с бизнесом, что делать с персоналом? / А. Б. Набоков // Финансовый менеджмент. — 2015. — № 2
- Набоков, А. Б. Как повысить эффективность персонала с помощью системы KPI? Система «управления ответственностью» каждого сотрудника / А. Б. Набоков // Управление персоналом. — 2015. — № 4
Образование
- 2007 — Экспертный центр «Крафтсерт», внутренний аудит системы менеджмента качества организации
- 2006 — МИЭМиП, формирование СМК в соответствии со стандартами ИСО 9000
- 2003 — МАГ КОНСАЛТИНГ, сбалансированная система показателей
- 1998 — Московская международная высшая школа бизнеса (МИРБИС), менеджмент
- 1986 — Высшая инженерная радиотехническая академия, аспирантура
- 1977 — Высшее военное инженерное училище радиоэлектроники
